Algemene voorwaarden

1.1. Deze algemene voorwaarden gelden voor al onze offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, sprints (zoals de eendaagse sales sprint 'Verkopen met de woorden van je klanten'), programma's, trajecten, workshops, sprekersopdrachten, consulting- en coachingdiensten en producten, zowel online als offline. Ze vormen samen met de offerte of de bevestigde bestelling de volledige overeenkomst tussen partijen.

1.2. Door een offerte te aanvaarden, een bestelling te plaatsen, u in te schrijven voor een programma of een factuur te betalen, verklaart u kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ze te aanvaarden. Onze algemene voorwaarden hebben voorrang op eventuele aankoop- of algemene voorwaarden van de klant, tenzij wij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.

1.3. Wanneer een bepaling in de offerte afwijkt van deze algemene voorwaarden, heeft de offerte voorrang. Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen; de versie die van kracht is op het moment van de offerte of bestelling blijft van toepassing op die opdracht.

2.1. Onze offertes zijn vrijblijvend en, tenzij anders vermeld, 30 kalenderdagen geldig. Prijzen zijn exclusief btw en exclusief eventuele reis-, verblijfs- of productiekosten die afzonderlijk worden vermeld.

2.2. De overeenkomst komt tot stand op het ogenblik dat u de offerte schriftelijk (ook per e-mail of via een digitaal akkoord) aanvaardt, of wanneer u, bij gebrek aan formele offerte, de start van de dienstverlening toelaat of het voorschot betaalt. Voor een sprint komt de overeenkomst tot stand wanneer wij na het kennismakingsgesprek een datum bevestigen en u de factuur betaalt.

2.3. Het kennismakingsgesprek van 30 minuten is gratis en vrijblijvend, voor beide partijen. Het dient om samen te beoordelen of een sprint of traject zinvol is. Wij behouden ons het recht voor een samenwerking te weigeren wanneer wij inschatten dat ze u op dat moment onvoldoende oplevert, bijvoorbeeld omdat er nog te weinig klantenervaring is om klantentaal uit te halen.

2.4. Enkel de omschrijving in de offerte bepaalt de omvang van de opdracht (de scope). Wat niet in de offerte staat, maakt geen deel uit van de opdracht. Vragen, aanvullingen of wijzigingen die u nadien formuleert, gelden als meerwerk.

2.5. Kennelijke vergissingen of schrijffouten in een offerte binden ons niet. Wij mogen een bestelling weigeren of annuleren wanneer die onduidelijk is of wanneer blijkt dat de samenwerking niet past bij onze werkwijze; reeds betaalde bedragen worden dan terugbetaald.

3.1. Wij werken met projectprijzen, programmaprijzen of een uurtarief in regie, telkens zoals vermeld in de offerte. Ons standaard uurtarief bedraagt 250 euro exclusief btw, tenzij anders overeengekomen. Voor een sprint geldt de prijs die op onze website of in de bevestiging vermeld staat op het moment van boeking, exclusief btw en exclusief uw eigen verplaatsing.

3.2. Bij het begin van elk kalenderjaar kunnen wij onze tarieven indexeren of aanpassen. Voor lopende overeenkomsten van meer dan een jaar brengen wij u minstens een maand vooraf op de hoogte. Reeds bevestigde projectprijzen blijven ongewijzigd.

4.1. Wij voeren de opdracht uit naar best inzicht en vermogen, volgens de regels van het vak. Onze verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen: wij garanderen een professionele en betrokken aanpak, maar geen bepaald commercieel resultaat, omzet, bereik of conversie. Advies, positionering en strategie zijn pas effectief wanneer de klant ze zelf toepast. Resultaten die andere klanten in getuigenissen beschrijven, zijn hun ervaring en geen belofte voor uw situatie.

4.2. Wij mogen voor de uitvoering beroep doen op derden of freelancers die onder onze verantwoordelijkheid werken, zonder dat dit iets verandert aan onze contractuele relatie met u.

4.3. Een goede uitvoering vereist uw actieve medewerking: het tijdig aanleveren van volledige en correcte informatie (bedrijfsgegevens, cijfers, beeldmateriaal, feedback), het beantwoorden van huiswerk en vragen, en het beschikbaar zijn op de afgesproken momenten. Voor een sprint betekent dit concreet: vooraf de gevraagde informatie over 3 tot 5 echte klanten aanleveren, 3 echte prospects meebrengen en tijdens de dag toegang geven tot de gesprekken, berichten en cijfers die nodig zijn om uw klantentaal te vinden. Vertraging of onvolledigheid aan uw kant verlengt de termijnen en kan aanleiding geven tot bijkomende kosten.

4.4. Wanneer u herhaaldelijk geen medewerking verleent of uw verplichtingen niet nakomt, mogen wij de opdracht opschorten, de overeenkomst beëindigen en de reeds geleverde prestaties factureren, zonder dat u recht heeft op schadevergoeding.

4.5. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdig aangeleverde informatie van de klant.

4.6. Na elke (gedeeltelijke) werkdag of afgeronde fase informeren wij u over de stand van zaken. Een fase of deliverable die wij als 'opgeleverd' aanduiden, geldt als opgeleverd in de zin van artikel 8.

5.1. Elke wijziging op vraag van de klant, elke bijkomende prestatie of levering die niet in de offerte is opgenomen, geldt als meerwerk en wordt afzonderlijk gefactureerd aan het op dat moment geldende uurtarief, ongeacht of het meerwerk schriftelijk of mondeling werd gevraagd.

5.2. Wij melden meerwerk voorafgaand of zo snel mogelijk nadat het zich aandient. Elke offerte bevat een afzonderlijke, optionele lijn 'meerwerk' met vermelding van het uurtarief, zodat de klant vooraf weet aan welke voorwaarden bijkomend werk wordt uitgevoerd.

5.3. Extra feedbackrondes bovenop het aantal dat in de offerte is voorzien (standaard: twee), gelden eveneens als meerwerk.

6.1. Leverings- en uitvoeringstermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk als bindend overeengekomen. Een vertraging geeft geen recht op schadevergoeding, prijsvermindering of ontbinding van de overeenkomst, tenzij de vertraging onredelijk is en uitsluitend aan ons te wijten.

6.2. De planning en de uitvoering starten pas na ontvangst van de betaling die in de offerte of bevestiging is voorzien én na ontvangst van de informatie die wij nodig hebben om te starten. Zonder betaling wordt er niet gestart, ook niet voorlopig of gedeeltelijk.

7.0. Sales sprint. Een sprint is een eendaagse, één-op-één werkdag (van 9.30 tot 16.00 uur, in Tisselt, tenzij anders afgesproken) met een beperkt aantal plaatsen per maand. De datum ligt pas definitief vast na ontvangst van de volledige betaling; tot dan kunnen wij de datum aan een andere klant toewijzen. Verplaatsen door de klant kan één keer kosteloos tot 10 werkdagen vóór de sprint; binnen die termijn is 30% van de prijs verschuldigd voor het verplaatsen. Niet komen opdagen zonder verwittiging geldt als annulatie en de volledige prijs blijft verschuldigd. Wanneer wij zelf moeten verplaatsen (ziekte, overmacht), krijgt u voorrang op de eerstvolgende beschikbare datum.

7.0.1. De sales review van 30 minuten die bij de sprint hoort, vindt plaats precies vier weken na de sprint, op het moment dat wij samen vastleggen. Deze review is een bonus: wordt het moment door de klant gemist of minder dan 48 uur vooraf verplaatst, dan vervalt hij zonder recht op vervanging of compensatie. De uitvoering van het 30-dagenplan gebeurt door de klant zelf; berichten die tijdens de sprint worden geschreven, verstuurt de klant onder eigen naam en verantwoordelijkheid.

7.1. Inschrijving voor een programma, mastermind, traject of workshop is definitief na schriftelijke bevestiging en betaling van het voorschot of de eerste schijf. Het volledige programmabedrag is verschuldigd, ook wanneer in schijven wordt betaald; gespreide betaling is een betalingsfaciliteit, geen abonnement dat maandelijks opzegbaar is.

7.2. Sessies die de klant niet bijwoont of minder dan 24 uur vooraf verplaatst, worden aangerekend en niet ingehaald, tenzij anders overeengekomen. Sessies die wij zelf verplaatsen, worden op een nieuw moment ingepland.

7.3. Pauzeknop. Bij ernstige familiale of professionele omstandigheden (bijvoorbeeld langdurige ziekte, overlijden van een naaste, geboorte) kan een individueel traject op schriftelijk verzoek eenmalig worden gepauzeerd voor maximaal drie maanden. De betalingsverplichting blijft lopen volgens het afgesproken schema; de niet-opgenomen sessies of toegang worden na de pauze hernomen. Voor groepsprogramma's met een vaste kalender kan de klant, in overleg, instappen in een volgende editie.

7.4. Groepssessies kunnen worden opgenomen voor intern gebruik en voor deelnemers die de sessie gemist hebben. Deelnemers verbinden zich ertoe wat andere deelnemers delen vertrouwelijk te houden en opnames of materialen niet met derden te delen.

7.5. Toegang tot online leeromgevingen, templates en materiaal is persoonlijk en niet overdraagbaar, en blijft beschikbaar gedurende de looptijd die in de offerte is bepaald.

8.1. Klachten over geleverde diensten of deliverables moeten gemotiveerd en schriftelijk worden gemeld binnen de 8 kalenderdagen na oplevering van de betrokken fase of dienst. Na die termijn wordt de prestatie als aanvaard beschouwd.

8.2. Het in gebruik nemen van een deliverable (bijvoorbeeld het publiceren van teksten, het inzetten van een positionering of het delen van een strategie) en de betaling, ook gedeeltelijk, van de factuur gelden als stilzwijgende aanvaarding.

8.3. Een klacht schorst de betalingsverplichting niet. Bij een gegronde klacht herstellen wij de tekortkoming binnen een redelijke termijn; dit is de enige verplichting die in dat geval op ons rust.

9.1. Wij factureren volgens de afspraken in de offerte: een voorschot bij aanvang (standaard 30%, tenzij anders bepaald), tussentijdse schijven per fase of per maand, en een eindfactuur bij oplevering. Programma's worden gefactureerd bij inschrijving, eventueel in schijven. Een sprint wordt volledig gefactureerd bij het vastleggen van de datum, betaalbaar vóór de sprint; zonder betaling is de datum niet gereserveerd.

9.2. Onze factuurvoorwaarden (hieronder) zijn integraal van toepassing: betaling binnen 14 kalenderdagen, verwijlintrest van 10% per jaar en een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van 150 euro bij laattijdige betaling, en opeisbaarheid van alle openstaande facturen.

9.3. In geen enkel geval starten wij met de uitvoering van een opdracht voordat de daarvoor voorziene betaling op onze rekening staat: het voorschot bij een traject of project, de eerste schijf bij een programma, de volledige prijs bij een sprint of een prestatie op vaste datum (workshop, sprekersopdracht, opleiding, teamsessie). Voor prestaties op vaste datum moet het volledige bedrag uiterlijk 5 werkdagen vóór de datum ontvangen zijn; anders mogen wij de datum vrijgeven en gelden de vergoedingen van artikel 10.3. Werken en achteraf betalen is niet mogelijk, tenzij wij dit uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen. Een mondelinge toezegging of een gestarte voorbereiding aan onze kant doet hier geen afbreuk aan.

9.4. Bij niet-betaling mogen wij, na een ingebrekestelling die een week onbeantwoord blijft, onze prestaties opschorten en de toegang tot programma's, materialen, templates of online omgevingen deactiveren tot de volledige betaling.

10.1. Annulatie door de klant na aanvaarding van de offerte gebeurt schriftelijk. Bij annulatie vóór de start van de werkzaamheden is een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 30% van het totaalbedrag van de offerte. Bij annulatie na de start van de werkzaamheden of na de eerste sessie van een programma is de volledige prijs verschuldigd, verminderd met de kosten die wij aantoonbaar hebben bespaard, met een minimum van 55% van het totaalbedrag. Reeds geleverde prestaties worden in elk geval volledig gefactureerd. Voor prestaties op een vaste datum gelden de artikelen 10.2 en 10.3; voor sprints geldt artikel 7.0.

10.2. Prestaties op een vaste datum. Zodra de datum van een prestatie (workshop, sprekersopdracht, sprint, opleiding, teamsessie of andere dagprestatie) tussen partijen is afgesproken en schriftelijk bevestigd, is de overeenkomst definitief en kan geen van beide partijen er eenzijdig op terugkomen. Wij reserveren die dag exclusief voor u en weigeren andere opdrachten op dat moment.

10.3. Annuleert of verplaatst de klant een prestatie op vaste datum toch eenzijdig, dan is een vergoeding verschuldigd van 30% van de afgesproken prijs bij annulatie meer dan 30 kalenderdagen vóór de datum, en van 50% bij annulatie binnen de 30 kalenderdagen vóór de datum. Daarbovenop worden de kosten die wij al hebben gemaakt of niet meer kunnen recupereren (verplaatsing, locatie, materiaal, ingehuurde derden) integraal aangerekend. Verplaatsen naar een nieuwe datum is mogelijk in onderling overleg; de vergoeding wordt dan verrekend met de prijs van de nieuwe datum. Een beperkt aantal specifieke prestaties kent een eigen regeling (zie artikel 7.0 voor sprints); die gaat voor op dit artikel.

10.4. Overeenkomsten van onbepaalde duur (bijvoorbeeld een maandelijkse retainer) kunnen door beide partijen worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand, schriftelijk, ingaand op de eerste dag van de maand die volgt op de opzegging.

10.5. Wij mogen de overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder schadevergoeding onmiddellijk beëindigen bij faillissement, insolventie, stopzetting of vereffening van de klant, bij ernstige wanprestatie, of wanneer de vertrouwensrelatie onherstelbaar is aangetast. Alle vorderingen worden dan onmiddellijk opeisbaar.

11.1. Onze aansprakelijkheid, contractueel en buitencontractueel, is beperkt tot het bedrag dat voor de betrokken opdracht werd gefactureerd en betaald, met een maximum van het bedrag dat onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval uitkeert. Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde omzet of winst, verlies van klanten, reputatieschade, verlies van gegevens of bijkomende kosten.

11.2. Advies, strategie, positionering, copy en creatieve concepten worden door de klant beoordeeld en goedgekeurd vóór gebruik. De klant blijft alleen verantwoordelijk voor de beslissingen die hij op basis van ons advies neemt en voor de inhoud die hij publiceert, verspreidt of aan derden overmaakt, met inbegrip van claims, prijzen en beweringen over zijn eigen aanbod.

11.3. Wij zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden of leveranciers waarvan wij afhankelijk zijn (platformen, software, hostingdiensten, drukkers, freelancers van de klant), noch voor de gevolgen van wijzigingen in algoritmes, platformregels of wetgeving.

11.4. Hulppersonen. Overeenkomstig artikel 6.3, §2 van het Burgerlijk Wetboek kunnen onze zaakvoerder, medewerkers, onderaannemers en andere hulppersonen niet persoonlijk en buitencontractueel door de klant worden aangesproken voor schade die voortvloeit uit de uitvoering van deze overeenkomst. Elke vordering wordt uitsluitend tegen Kastor Consulting Comm.V gericht en is onderworpen aan de beperkingen van dit artikel.

11.5. Om ontvankelijk te zijn, moet elke vordering tegen ons worden ingesteld binnen de zes maanden nadat de klant kennis kreeg of redelijkerwijs kennis had moeten krijgen van het schadeverwekkende feit.

11.6. De klant vrijwaart ons voor alle aanspraken van derden die verband houden met de informatie, het materiaal of de instructies die hij ons heeft bezorgd.

12.1. Wij zijn niet aansprakelijk wanneer wij door overmacht onze verplichtingen niet of niet tijdig kunnen nakomen: ziekte of ongeval van de uitvoerder, uitval van platformen of netwerken, staking, pandemie, overheidsmaatregelen of elke andere omstandigheid buiten onze redelijke controle. Bij tijdelijke overmacht worden de prestaties opgeschort en hernomen zodra dit redelijkerwijs mogelijk is.

12.2. Wanneer verderzetting niet meer mogelijk blijkt, wordt de overeenkomst in onderling overleg herzien of beëindigd. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

13.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op onze methodes, frameworks, modellen, templates, werkboeken, presentaties, opnames, teksten, concepten en ontwerpen blijven bij Kolonelle, ook wanneer ze in het kader van een opdracht werden ontwikkeld of aangeleverd.

13.2. Na volledige betaling verkrijgt de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de voor hem opgeleverde deliverables (zoals positioneringsdocumenten, copy, messaging) te gebruiken voor zijn eigen onderneming en voor de bestemming die in de offerte werd afgesproken. Onze onderliggende methodes, frameworks en templates mogen niet worden doorverkocht, hergebruikt voor derden of aangeboden als eigen aanbod.

13.3. Materiaal dat de klant aanlevert, wordt geacht vrij te zijn van rechten van derden; de klant vrijwaart ons voor elke aanspraak in dit verband.

13.4. Wij mogen naar de samenwerking verwijzen als referentie, met vermelding van de naam en het logo van de klant, in onze portfolio, op onze website en op sociale media, tenzij de klant hiertegen vooraf schriftelijk bezwaar maakt. Getuigenissen, citaten, screenshots van reacties of resultaten gebruiken wij enkel met uw toestemming en, als u dat wenst, geanonimiseerd. Vertrouwelijke cijfers of interne informatie delen wij nooit zonder toestemming.

13.5. Bij schending van dit artikel is een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 2.500 euro per inbreuk, onverminderd ons recht om de werkelijke schade te bewijzen en de inbreuk te laten stopzetten.

14.1. Beide partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk kan worden beschouwd (cijfers, strategie, klantgegevens, interne documenten, wat in sessies wordt gedeeld) als vertrouwelijk, tijdens de samenwerking en gedurende drie jaar erna. Wachtwoorden en accountgegevens worden zorgvuldig beheerd en niet aan derden doorgegeven.

15.1. Wij verwerken de persoonsgegevens van de klant en zijn contactpersonen als verwerkingsverantwoordelijke voor klantenbeheer, facturatie, de uitvoering van de overeenkomst en, mits u zich niet verzet, om u op de hoogte te houden van ons aanbod. Meer informatie leest u in onze privacyverklaring op www.kolonelle.be.

15.2. Wanneer wij in opdracht van de klant persoonsgegevens van diens klanten of contacten verwerken (bijvoorbeeld bij klantenonderzoek of interviews), treden wij op als verwerker. De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke, staat in voor de rechtmatigheid van de instructies en de nodige toestemmingen, en sluit indien vereist een verwerkersovereenkomst met ons.

16.1. Geen van beide partijen mag rechten of verplichtingen uit deze overeenkomst overdragen aan een derde zonder schriftelijke toestemming van de andere partij.

16.2. De nietigheid of niet-afdwingbaarheid van een bepaling tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen vervangen de betrokken bepaling door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

16.3. Het niet of laattijdig uitoefenen van een recht betekent niet dat wij ervan afzien.

16.4. Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Bij een geschil zoeken partijen eerst een minnelijke oplossing. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, bevoegd, onverminderd ons recht om te dagvaarden voor de rechtbank van de zetel of woonplaats van de klant.